İş Süreçleri Yönetimi (BPM) yazılımları idari yazılımlarının otomasyonundan, kritik misyonel operasyonları standartlaştırmak ve en uygun hale getirmek amacıyla kullanılan stratejik ticari araçlara doğru ilerlemektedir.

Kuruşlar için, BPM tercih edilen bir platform haline gelmiştir, çünkü:

• İnsan ve sistem odaklı iş akışları için otomasyon ve verimlilik sağlar.
• Tutarlılık, kalite ve iş süreçlerinin standardizasyonunu sürekli hale getirir.
• Kurumsal işleyişi arttırır.
• Düzenleyici uyumu sağlar.
• Değişimi güçlendirir. (Lean, Six Sigma)

Bugüne kadar BPM çözümleri yapılandırılmış iş süreçlerini çok iyi bir şekilde otomasyonel hale getirip standartlaştırsa da, araştırmalar işlerin sadece %20'si çalışanlar tarafından kurallara ve yapısal iç süreçlerine bağlı olarak yapıldığını söylemektedir. Geri kalan yüzde de ise işler yapılandırılmamış veya tümüyle dinamik bir haldedir. Her türlü günlük iş süreçlerinin değerini meydana çıkartmak için yapılandırılmış süreçlere yönelik olan geleneksel BPM’in de aynı değerini (görünürlük, kontrol, verimlilik) yükseltmek gerekir . Fakat BPM çözümleri; katı kurallara göre rol tabanlı ve kurumsal politikalar ile uyumlu prosedürel süreçleri desteklemek için dizayn edilmiştir.

Sonuç olarak bilgi işcileri (bugünün beyaz yakalı üretim mühendisleri)  doğal olarak dinamik işleri yönetebilmek için e-maillere yöneldiler. e-Posta gerçekten de bugün, işleri başlatma, izleme ve dinamik bir işi yada görevi tamamlamak için günlük dayanak noktamız haline gelmiştir.

Büyük bir üretkenlik aracı olmasına rağmen, e-posta dönüşleri NOISE (gürültü) dünyası ile sonuçlanabilir. e-Postalar birikir ve hızlı bir şekilde duruma karar vermek ve sonuçlandırmak çok fazla veya çok az bilgi içerirler.

e-Posta'da:

• Kimin neyi gördüğüne dair bir kontrol yoktur
• Yöneticiler için anlık durum açık bir şekilde görünür değildir
• Sorumlu kişi belirsizdir.
• Önceliklendirme imkansızdır.

Dahası, e-posta'lar gereksiz ve fazla iş yaratır çünkü organizasyonların çekirdek yapısı ve iş uygulamalarıyla anlamlı bir şekilde entegre çalışmaz. Bu durum aşırı e-posta birikintisiyle çalışanlara işlerin kontrol edilmesi ve izlenmesini daha da zorlaştırmış ve gittikçe çoğalan ortak bir problem haline gelmiştir. Ayrıca idarecilerin ve müdürlerin görevi yapan kişilerin yazdığı raporlara direkt olarak erişimi olmadığı gibi gelen kutusunda ki bütün mailleri okumak zorunda kalırlar çünkü işi yürüten kişinin işi başlatıp başlatmadığını, alt delegasyonların yapılıp yapılmadığını, sorgulanıp sorgulanmadığını ve tamamlanmış olup olmadığını kontrol etmeleri gerekir.

e-Posta'lar gerçek zamanlı olarak bir işin durumunu izlemek ve daha büyük problemler ortaya çıkmadan önce doğru aksiyonların alınması gibi gerekli olan kurumsal görünürlülük konularında eksik kalır. Bu görünürlülüğü, kontrolü ve geleneksel BPM çözümlerinin üretkenliğini iletecek birşeye ihtiyaç vardır, özellikle işin %80lik kısmı için.

Yapılandırılmış BPM & Dinamik Görevlendirme

Kuruşlar bugün geleneksel iş akışı otomasyonu ile e-mail esnekliği arasında bir yer bulabilecek BPM çözüm platformları aramaktatır. Aynı BPM platformu içinde, bilgi işcileri hem yapılandırılmış hemde dinamik yaklaşımları destekleyebilmek isteyeceklerdir.

Yapılandırılmış Süreç Yaklaşımı

Dinamik Süreç Yaklaşımı

Bilgi işcileri bir süreci tanımlamak için zaman ve kaynak tahsis etmek yada direkt olarak dinamik iş akışınının içine taşımak gibi kararlar verebilirler. Dinamik olmak, katılımcılar kendi işlerini yaparken dinamik olarak işleri başlatmak ve sorumluları izlemek demektir. Dinamik iş akışlarını başlatmak geleneksel iş modelleme maliyetlerini en aza indirecektir.

Dinamik görev dağıtımının BPM paradigmasının tümüne dahil edilmesi, önceden bir dizi kişiler arasındaki e-posta mesajlarını tek ve merkezi bir panele dönüşmesini sağlar. BPM ve dinamik görev dağılımı, her görevin kökenini ve hedeflerini başlangıçtan tamamlanmaya kadar adım adım anlık durumlar olarak ifade eder. BPM'in izleme ve takip etme gücü, görev verenin tüm ilgili bireyleri, yorum ve katkıları, tüm eklentileri ve tüm durum bilgilerini içeren merkezi ve görsel bir sunum sağlar.

Özet

Gelişen BPM ile birlikte dünya çapındaki organizasyonlar kurum çapında süreçleri dizayn edebilmek, izleyebilmek ve optimize edebilmek için BPM çözümlerinden yararlanmaktadırlar. BPM’in geleneksel ve statik doğası bugün ki dinamik iş ortamına ayak uydurmak için fazla katıdır. Organizasyonlar içinde bugüne kadar en çok yapılan işler (bazı tahminlere göre kabaca %80) dinamik ve yapılandırılmamış bir ortamda (e-posta, toplantılar, telefon konuşmaları, yüzyüze görüşmeler) yürütülmektedir. Bu gürültü (noise) dünyası görünürlülükten, mali sorumluluktan ve yönlendirmelerden yoksundur. Sonuç ise üst düzey yöneticilerin direktifleriyle yürütülmeyen ve neyin çalışıp çalışmadığını günlük olarak anlamaya dayalı reaktif ve aynı zamanda çevik olmayan kurumlardır.

BPM + dinamik görevlendirme süreç tabanlı işler ile e-mail yığını arasında ki boşluğu doldurur ve organizasyonlarda BPM platformlarının otomasyonu ve yapısı ile e-postaların esnekliği arasında bir kaldıraç görevi görür. Bu yaklaşım, organizasyonlarda bugünün dinamik işini oluşturan yapılandırılmış yada yapılandırılmamış süreçler ile entegre olabilecek ürünler edinilerek verimlilikte ilerlemeye yardım eder.

Garth Knudson

Bu makale http://www.ebizq.net/topics/bpm/features/11142.html?&pp=1 adresinden çevrilmiştir.